Как провести однодневную стратегическую сессию, которая действительно сработает
Стратегическое планирование необходимо любой организации, которая хочет задать чёткое направление развития и добиться успеха в долгосрочной перспективе. Исследования показывают, что у 71% быстрорастущих компаний есть стратегический план, а компании с письменными планами растут на 30% быстрее, чем те, у которых таких планов нет. Этот разрыв между планированием и реализацией часто возникает из-за нецелевых совещаний, отсутствия поддержки и недостаточного контроля.
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, членом корпоративной команды, руководителем стартапа или некоммерческой организации, правильно организованное стратегическое совещание поможет сплотить вашу команду и продвинуться вперед. Возможно, прежде чем организовывать стратегическую сессию в своей компании, владельцу компании или предпринимателю потребуется пройти стратегическую сессию для собственника бизнеса. Это поможет лучше понимать процессы, ведь задача состоит в том, чтобы сделать стратегическое планирование в собственном деле эффективным, особенно если на проведение сессии есть всего один день.
В этой статье рассказывается о том, как спланировать и провести однодневное стратегическое совещание, которое действительно принесёт пользу. Из статьи также можно узнать, почему стратегическое планирование важно, как подготовиться к успешному совещанию, как выглядит продуктивная повестка дня на один день, каких распространённых ошибок следует избегать и как превратить результаты совещания в реальные действия.
Предсессионная подготовка
Работа, которую вы проделаете перед днём стратегического планирования, так же важна, как и сам этот день. Правильная подготовка гарантирует, что все будут настроены на нужный лад и будут обладать необходимой информацией. Вот основные этапы подготовки:
Сформулируйте чёткие цели и ожидания: Определите, чего вы хотите добиться за один день. Вы составляете годовой стратегический план, дорабатываете конкретную стратегию или решаете насущные проблемы? Конкретизируйте желаемые результаты. Сообщите об этих целях участникам заранее, чтобы они знали, чего ожидать, и могли сосредоточиться. Такая ясность поможет избежать бесцельных обсуждений и не даст группе отклониться от темы.
Соберите ключевые материалы и инструменты: Подготовьте все данные или результаты предварительных исследований, которые помогут вам в обсуждении стратегии. Например, соберите данные о продажах, отзывы клиентов или показатели эффективности за прошлый год. Не тратьте время на презентацию информации, которую можно изучить заранее. Вместо этого заранее подготовьте краткий отчет или презентацию. Также соберите инструменты, которые вы будете использовать для мозгового штурма и документирования.
Выберите подходящих участников и координатора: Тщательно продумайте, кто будет присутствовать. Пригласите самых разных людей, которые могут поделиться своими идеями и будут отвечать за реализацию стратегии. Как правило, это ключевые руководители или члены команды из разных отделов (а в некоммерческих организациях - возможно, некоторые члены правления или заинтересованные стороны). Размер группы должен быть разумным (например, 5-10 человек), чтобы обеспечить полноценное участие без чрезмерной загруженности.
Не менее важно решить, кто будет вести сессию. Опытный ведущий играет ключевую роль в том, чтобы обсуждение шло по плану и каждый голос был услышан. Если вы, как владелец бизнеса или руководитель команды, также выступаете в роли ведущего, вам может быть сложно участвовать в обсуждении. Часто лучше, чтобы процессом руководил кто-то нейтральный, чтобы вы могли в полной мере делиться своими идеями. Заранее расскажите ведущему о повестке и целях.
Наконец, запланируйте встречу на день и время, когда вас ничто не будет отвлекать. Подумайте о том, чтобы провести встречу за пределами офиса или хотя бы забронировать конференц-зал, где вас не будут отвлекать повседневные рабочие вопросы. Заранее подготовив участников и продумав логистику, вы обеспечите себе продуктивный день.
Идеальный план на один день
Подготовившись, вы можете сосредоточиться на структурировании дня. Однодневная сессия стратегического планирования будет насыщенной, но при грамотном распределении времени вы успеете сделать самое важное. Разумно разделить день на три части: утро, полдень и вечер, в каждой из которых будут свои задачи. Делайте короткие перерывы хотя бы каждые 1,5–2 часа, чтобы все были в тонусе (и не забудьте про обед!). Вот идеальный план на день:
Доброе утро
Разминка и настройка (например, с 9:00 до 9:30): Начните с небольшой разминки, чтобы все расслабились и включились в процесс. Это может быть забавный вопрос, не связанный с работой или короткое командное упражнение. Немного смеха и общения зададут позитивный тон.
После «ледокола» проведите упражнение на сплочение, чтобы настроить группу на рабочий лад. Кратко расскажите о миссии, видении и ценностях вашей организации или о «глобальной» цели, к которой вы все стремитесь. Вы также можете проанализировать текущее положение дел: например, обсудить несколько ярких моментов и проблем, возникших за последний год или квартал. Такое размышление о том, где вы находитесь сейчас (и что произошло за последнее время), поможет всем настроиться на одну волну. К концу этого этапа команда должна быть готова приступить к выполнению поставленной задачи и понимать, почему это важно.
SWOT-анализ и обзор конкурентов (поздняя утренняя сессия): Далее проведите SWOT-анализ - изучите свои сильные и слабые стороны, возможности и угрозы как организации. Это классическая схема для оценки внутренних и внешних факторов. Вы можете разделить группу на команды, чтобы провести мозговой штурм по каждой области, или работать над одним квадрантом за раз. Поощряйте откровенность в отношении слабых сторон и угроз. Сессия планирования будет эффективной только в том случае, если вы открыто признаете, что работает, а что нет.
Полдень
Определение ключевых приоритетов (12:00–13:30, после обеда): Теперь, когда утренние идеи обрели форму, группа может определить стратегические приоритеты на будущее. По сути, вы отвечаете на вопросы «Куда мы движемся?» и «Чего мы должны достичь в ближайшее время?» Сосредоточьтесь на нескольких ключевых приоритетах - обычно это 3-5 основных целей или результатов, которых нужно достичь. Лучше сосредоточиться на нескольких вещах, которые действительно изменят ситуацию, чем составлять длинный список из 20 целей. Используйте результаты SWOT-анализа в качестве ориентира. Каждый приоритет должен соответствовать вашей миссии и видению, отвечая на вопрос о том, что наиболее важно для вашего успеха в следующем году. После того как вы составите список потенциальных приоритетов, сократите его до наиболее значимых и выполнимых. Для этого можно провести голосование или обсуждение, чтобы прийти к единому мнению относительно главных целей.
Постановка целей (OKR и SMART-цели): Определив основные приоритеты, превратите их в конкретные цели. В этом могут помочь две полезные системы: OKR и SMART-цели. OKR расшифровывается как Objectives and Key Results: для каждой цели (качественной задачи) определите 2–3 измеримых ключевых результата, которые будут свидетельствовать о прогрессе. Критерии SMART гарантируют, что цели будут конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Таким образом, вы должны конкретизировать каждую цель, чтобы она соответствовала этим характеристикам. К концу первой половины дня у вас должен быть краткий список чётко сформулированных стратегических целей. Это поможет вам сосредоточиться на том, как их достичь, во второй половине дня.
Вторая половина дня
Планирование действий и стратегия реализации (вторая половина дня, занятие 1): Теперь пришло время заняться практическими вопросами и выяснить «Как мы собираемся этого добиться?». Для каждой стратегической цели, сформулированной ранее, проведите мозговой штурм и определите ключевые инициативы или действия, необходимые для ее достижения. Разбейте большую цель на более мелкие проекты или задачи. Полезно установить приблизительные сроки - определить, что можно сделать в краткосрочной перспективе (в следующем квартале), а что - в среднесрочной или в рамках текущих усилий. По сути, это создание мини-плана действий для каждого стратегического приоритета. Цель состоит в том, чтобы разработать реалистичный план. Не совершайте ошибку, планируя слишком много и беря на себя слишком много обязательств. Будьте реалистичны в оценке своих возможностей. Лучше качественно выполнить несколько действий, чем оставить список из 50 задач, которые никто никогда не выполнит. Разрабатывая стратегию выполнения, учитывайте все зависимости и риски. В этой части дня вам предстоит превратить идеи в практические шаги.
Подотчётность и дальнейшие шаги (вторая половина дня): Заключительная часть однодневного семинара имеет решающее значение: установление подотчётности и определение дальнейших шагов. Многие стратегические планы терпят неудачу не потому, что они плохи, а потому, что никто не доводит их до конца. Не позволяйте результатам своей работы пылиться на полке. Во-первых, назначьте ответственных за каждую стратегическую цель и ключевые действия. Ответственность означает, что этот человек (или небольшая команда) будет отчитываться о ходе работы. Зафиксируйте эти назначения. Затем определите, как вы будете отслеживать прогресс и привлекать всех к ответственности после сегодняшнего дня. Отличная тактика - запланировать последующие проверки или собрания перед закрытием. Также решите, как вы будете измерять успех каждой инициативы - возможно, установив некоторые ключевые показатели эффективности (KPI) или используя ключевые результаты, полученные ранее, если вы проводили OKR. Наконец, определите, какие шаги необходимо предпринять сразу после сеанса. Четко обозначив, кто, что и когда будет делать, вы обеспечите выполнение принятых в течение дня решений. Прежде чем все разойдутся, проведите краткий обзор: повторите цели, согласованные действия и план последующих действий. Когда люди выходят из комнаты, они должны чувствовать сосредоточенность («мы знаем, что нам нужно делать») и ответственность («каждый из нас знает свою роль в достижении цели»).
Распространённые ошибки и способы их избежать
Даже при наличии чёткой повестки стратегические совещания по планированию могут пойти не по плану. Вот несколько распространённых ошибок, которые мешают проведению совещаний по планированию, и советы, как их избежать:
Недостаток концентрации и вовлеченности: Однодневные семинары могут охватывать широкий круг вопросов, но при этом легко сбиться с темы или потерять вовлеченность участников. Признаками этой проблемы могут быть разговоры на отвлеченные темы или то, что более тихие участники отключаются, в то время как более громкие доминируют. Чтобы этого избежать, установите основные правила в самом начале. Используйте повестку дня в качестве ориентира и просите ведущего мягко возвращать разговор в нужное русло, когда он отклоняется от темы.
Слишком много обсуждений без принятия решений: Бывало ли у вас такое, что на совещании все ходят по кругу и к концу встречи ничего не решено? Это распространённая ошибка на совещаниях по планированию: команда увязает в анализе или спорах и не успевает принять чёткие решения. Чтобы этого избежать, ограничьте время для каждого пункта повестки. Ведущий должен следить за временем и подталкивать группу к завершению обсуждения, когда время почти вышло: «Хорошо, учитывая то, что мы обсудили, какие три основных преимущества мы можем назвать?» Также может быть полезно назначить «ответственного за принятие решения» по каждой теме - человека, который примет решение, если после обсуждения не удастся прийти к консенсусу. При необходимости используйте простые методы, такие как голосование или стикеры с точками, чтобы быстро расставить приоритеты.
Недостаточная проработка после совещания: отлично организованный день планирования мало что значит, если после него ничего не происходит. Одна из самых больших проблем в стратегическом планировании - отсутствие подотчётности и реализации. Команды могут уйти с совещания воодушевлёнными, но затем их поглощает повседневная работа, и стратегический план пылится на полке. Чтобы этого избежать, продумайте планы реализации и подотчётности (как мы обсуждали во второй половине дня). Убедитесь, что у каждой цели есть ответственный и что существует процесс отслеживания прогресса.
Выполнение после сессии
Теперь начинается настоящая работа: реализация плана и поддержание стратегии в актуальном состоянии в течение года. Вот как воплотить стратегию в жизнь и сохранить ответственность после совещания:
Превратите стратегию в действие: сразу после совещания (в течение одного-двух дней) обобщите все заметки, решения и пункты плана действий. Будет полезно создать чёткий документ со стратегическим планом или презентацию, в которой будут кратко изложены ключевые результаты: ваше видение (если оно изменилось), 3-5 стратегических приоритетов, SMART-цели/OKR для каждого из них и основные принятые решения. Поделитесь этим со всеми участниками, чтобы согласовать план действий. Затем приступайте к реализации плана действий. Для каждой стратегической цели ответственный владелец должен проработать следующий уровень детализации вместе со своей командой. Это может означать определение подзадач, установление сроков и распределение ресурсов. По сути, вы переводите стратегические цели в планы проектов. Чем раньше будут составлены эти планы, тем лучше - это поможет сохранить динамику. Предложите каждому ответственному за достижение цели провести короткую командную встречу или совещание, чтобы распределить задачи и согласовать действия непосредственных членов команды, которые будут помогать. Превращая стратегию высокого уровня в конкретные проекты и задачи, вы устраняете разрыв между высокими целями и повседневной работой.
Отслеживайте прогресс с помощью подходящих инструментов: в современном мире нет недостатка в инструментах, которые помогают отслеживать работу и управлять ею. Внедрение простой системы мониторинга ваших стратегических инициатив значительно повысит эффективность их реализации. Выберите платформу, которая удобна для вашей команды. Главное - иметь единый источник достоверной информации, в котором перечислены все стратегические действия с указанием исполнителей и сроков. Возьмите за правило регулярно обновлять эту информацию - возможно, раз в неделю или раз в две недели. Во время последующих встреч (которые, как мы надеемся, вы запланировали на сессии) вместе просматривайте инструмент/панель управления. Благодаря такой прозрачности будет видно, что идёт по плану (зелёный цвет), а что отстаёт (жёлтый/красный), и команда сможет сообща решать проблемы или оказывать помощь в работе над зависшими задачами. Отслеживая прогресс в открытом доступе, вы формируете культуру ответственности и можете отмечать пройденные этапы.
Обеспечьте подотчётность и вовлечённость: сами по себе инструменты не приведут к успеху - это задача для людей. Вот почему так важно сформировать культуру подотчётности после совещания. Каждый владелец стратегической цели должен чувствовать свою причастность и ответственность за достижение цели. Один из способов усилить это чувство - обязать каждого владельца отчитываться о ходе достижения цели на совещаниях с руководством или общих собраниях. Например, директор некоммерческой организации, отвечающий за достижение цели «Улучшение взаимодействия с сообществом», может на ежемесячном собрании сотрудников рассказать о том, сколько новых партнеров из сообщества удалось привлечь. Благодаря такому постоянному информированию стратегия остается в центре внимания всей организации. Кроме того, рассмотрите возможность увязки целей команды или сотрудника со стратегическим планом. Многие организации преобразуют стратегию высокого уровня в индивидуальные OKR или цели по производительности, чтобы каждый знал, как его работа связана со стратегией. Такая согласованность может мотивировать: люди видят, что их вклад важен для общей картины. Ещё один совет: поощряйте взаимную подотчётность. В конечном счёте, если вы сделаете реализацию стратегии частью своей повседневной работы (с помощью совещаний, обновлений и процессов оценки эффективности), то план, который вы составили однажды, будет действовать и служить основой для принятия решений каждый день.
Заключение
Подводя итог, можно сказать, что однодневная сессия стратегического планирования, которая действительно работает, - это хорошо подготовленная сессия, в которой участвуют нужные люди и которая нацелена на получение чётких результатов и определение дальнейших шагов. Это инвестиция, которая окупается за счёт целенаправленного управления вашей организацией. Имея чёткую дорожную карту и преданную своему делу команду, вы сможете воплотить свою стратегию в жизнь.
Опубликовано 30.06.2025 21:44