Автоматизация документооборота в некоммерческой организации
У компаний с большим документооборотом часто возникают проблемы с получением необходимой информации на бумажном носителе. Связанно это с тем, что такие бумаги хранятся в обычных архивах и без архивации и надлежащего соблюдения норм хранения и учёта данных найти оперативно важный документ бывает довольно сложно.
Чаще всего с такими трудностями сталкиваются частные и дочерние предприятий, когда необходимо из главного офиса оперативно получить нужный документ. Сократить время поиска позволит автоматизированный документооборот от нашей компании «Ай Ти Скан». Мы уже много лет занимается оптимизацией различных направлений бизнеса.
Коротко о преимуществах компании:
- лучше программные продукты;
- опытные инженеры и логисты;
- отдельный штат программистов и техников, основная задача которых заключается в создании или модернизации уже имеющиеся системы под личные нужды определённой компании.
Также наши сотрудники могут разработать и внедрить систему автоматизации склада. Готовые решения можно посмотреть здесь. Стоит отметить, что компания «Ай Ти Скан» осуществляет все действия и работы в короткие сроки. Дополнительно мы предоставляем обслуживание систем наших клиентов и проводим обучение их рабочего персонала.
Какие задачи должен решать электронный архив?
Электронный архив, интегрируемый в систему организации должен выполнять следующие задачи:
- создание всех электронных копий документов находящихся в обороте компании;
- иметь централизованное электронное хранилище с различными правами доступа, позволяющими получать необходимый тип документа, как головному офису компании, так и его дочерним подразделениям в режиме реального времени;
- распределять все права доступа по каждому сотруднику организации, так чтобы лишь определённая часть сотрудников имела общий доступ к закрытой или коммерческой информации;
- иметь механизм обработки документов с возможностью их печати на различных носителях.
Важным этапом в создании электронного архива документов является проведение анализа всех бумаг и составление базы, которая будет храниться в данном типе архива.
Результаты проведения автоматизации документооборота
После внедрения системы в компанию такая автоматизация привнесет массу положительных моментов в работу. Самые основные - это:
- обеспечение быстрого доступа ко всем документам, которые будут располагаться централизованном архиве;
- появление отдельных подразделов с документами для работы в настоящий момент и для хранения;
- проведение распечатки всех необходимых бумаг прямо из центрального архива;
- разделения прав доступа между работниками.
Автоматизация документооборота значительно оптимизирует рабочий процесс. У пользователей такой системы пропадает необходимость постоянно обращаться к бумажным архивам.
Если вас заинтересовала данная услуга, и вы хотите подключить в своей организации электронный архив с оптимизацией под конкретный тип действий, тогда вы можете получить всю необходимую для этого информацию на сайте http://www.itscan.ru/.